Compliance, per definitie, is naleving. Voor bedrijven en het juridische veld houdt het naleving in van alle geldende regels, wetten, normen en interne richtlijnen om boetes, slechte publiciteit en risico’s te vermijden.
Dit klinkt misschien als nog een cliché in de moderne kantoorjargon. Maar compliance is geen leeg concept. Het is de basis van goed bedrijfsbeheer.
Wat is de betekenis van compliance? Het gaat verder dan het simpelweg volgen van regels
Waar het allemaal op neerkomt, is het feit dat een bedrijf binnen de wet opereert. Makkelijk gezegd, maar in werkelijkheid is het een immense puzzel. Allerlei regels en voorschriften gelden op nationaal, Europees en internationaal niveau. Er zijn ook diverse verdragen, wetten, verordeningen, regels en richtlijnen. Maar bedrijven kunnen ook hun eigen normen en interne richtlijnen opstellen.
Wat doet een compliance officer eigenlijk de hele dag?
Om naleving van de regels en voorschriften te waarborgen, nemen bedrijven zogenaamde compliance officers in dienst. Zij hebben een breed scala aan rollen te vervullen die verre van onproblematisch zijn. Ze zijn geen politieagent die op zoek is naar anderen die de regels overtreden, maar een consultant die processen monitort en werkt aan de verbetering ervan.
De belangrijkste activiteiten in deze rol zijn:
- Het vertalen van nieuwe wetten en complexe wetgeving naar begrijpelijke interne regels.
- Het instrueren van personeel over de regels en duidelijk maken wat wel en niet mag.
- Het uitvoeren van risicoanalyses die aangeven waar een bedrijf kwetsbaar kan zijn.
- Het onderzoeken van mogelijke incidenten binnen een bedrijf of overtredingen van de regels.
- Het informeren van de raad van bestuur over de huidige staat van compliance in een bedrijf.
In deze functie is het belangrijk om stevig in je schoenen te staan. Soms ben je zelfs in de positie om het management van je bedrijf te vertellen dat een lucratief project simpelweg niet is toegestaan door de wet.
Dit is een uitdaging waar alle moderne bedrijven mee te maken hebben
Vroeger was compliance iets dat meer het domein was van banken en verzekeringsmaatschappijen, maar tegenwoordig betreft het bijna elke bedrijfstak. Elk bedrijf is bijvoorbeeld onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Iedereen die persoonsgegevens verwerkt, wordt getroffen, of het nu een lokale amateur sportclub is of een wereldwijde corporatie. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt nauwlettend toezicht op de naleving door bedrijven en legt strenge boetes op als ze niet voldoen.
Ook duurzaamheid en milieu spelen een steeds grotere rol in compliance. Bedrijven moeten nu rapporteren over hun CO2-uitstoot en hoe er met mensenrechten wordt omgegaan in de toeleveringsketen. Compliance is nu een vast onderdeel geworden van de dagelijkse strategie.
‘Moeten’ vs. ‘Willen’: Navigeren tussen Compliance en Integriteit
Het onderscheid tussen puur regels volgen en ethisch handelen is significant. Het is mogelijk dat een actie legaal is, maar toch verkeerd aanvoelt in maatschappelijke of morele zin. Dit raakt aan wat we integriteit noemen.
Wanneer een organisatie alleen maar gericht is op compliance, kan deze proberen de grenzen van de wet op te zoeken en alleen extra moeite doen als er een boete dreigt. Daarentegen vraagt een ethische organisatie zich af: ‘Willen we dit doen, zelfs als het wettelijk mogelijk is?’ Alleen in combinatie zorgen compliance en integriteit ervoor dat een organisatie niet alleen juridisch in orde is, maar ook sociaal correct.
Veelgestelde Vragen: Compliance
Wat betekent compliance eigenlijk?
Compliance is een Engels woord en betekent letterlijk naleving, gehoorzaamheid. In de zakelijke context betekent het dat organisaties de wet, regels en normen gehoorzamen.
Is compliance verplicht?
De wetten die nageleefd moeten worden zijn uiteraard verplicht, maar de manier waarop een bedrijf dit doet (zoals het aanstellen van een compliance officer), is voor de meeste bedrijven niet verplicht. In de financiële sector is er echter meestal een wettelijke vereiste voor een officiële compliance functie.
Wat is het risico van non-compliance?
Wanneer een organisatie zich niet (volledig) aan de regels houdt (non-compliance), kan dit leiden tot hoge boetes van toezichthouders, strafrechtelijke vervolging, claims van slachtoffers en ook ernstige reputatieschade.
Wat is het verschil tussen compliance en juridisch?
De juridische afdeling houdt zich voornamelijk bezig met de interpretatie van wetten, het opstellen van contracten en de verdediging van het bedrijf in geval van geschillen. Compliance is voornamelijk gericht op het actief organiseren en monitoren van bedrijfsprocessen, zodat alles voldoet.