Een bouwproject bestaat uit veel verschillende werkzaamheden. Van de eerste planning en materiaalinkoop tot de laatste oplevering moeten afspraken worden nagekomen, kosten worden bijgehouden en werkzaamheden worden gecontroleerd. Dat vraagt niet alleen om vakmanschap op de bouwplaats, maar ook om een goede administratie.
Projectadministratie in de bouw helpt om inzicht te krijgen in de voortgang, de gemaakte kosten en de afspraken met opdrachtgevers. Maar wat houdt projectadministratie precies in? Welke gegevens moeten worden bijgehouden en hoe voorkom je dat de administratie onnodig veel tijd kost? In dit artikel lees je wat projectadministratie betekent, welke onderdelen erbij horen en waarom een overzichtelijke werkwijze belangrijk is.
Wat is projectadministratie in de bouw?
Projectadministratie is het verzamelen, vastleggen en verwerken van informatie die betrekking heeft op een bouwproject. Het gaat daarbij om financiële gegevens, maar ook om praktische informatie over de uitvoering van werkzaamheden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- de geplande en daadwerkelijk gewerkte uren;
- de kosten van materialen en materieel;
- afspraken met opdrachtgevers en onderaannemers;
- werkbonnen en opleverdocumenten;
- wijzigingen in de planning;
- meerwerk en aanvullende werkzaamheden;
- facturen en betalingen.
Al deze gegevens geven samen een beeld van hoe een project verloopt. Zonder een goede administratie is het moeilijk om vast te stellen of werkzaamheden volgens afspraak worden uitgevoerd en of de kosten binnen het beschikbare budget blijven.
Projectadministratie is daarom niet alleen iets voor de boekhouding. Ook uitvoerders, projectleiders en werkvoorbereiders hebben er dagelijks mee te maken.
Waarom is een goede projectadministratie belangrijk?
Tijdens een bouwproject kunnen de omstandigheden veranderen. Een levering komt later binnen, een opdrachtgever vraagt om extra werkzaamheden of een bepaalde fase duurt langer dan verwacht.
Wanneer zulke veranderingen niet goed worden vastgelegd, kan dat gevolgen hebben voor de planning en de financiële afwikkeling.
Een goede projectadministratie maakt het mogelijk om eerder te zien waar afwijkingen ontstaan. Stel dat een aannemer vooraf heeft berekend dat bepaalde werkzaamheden tien uur kosten. Wanneer achteraf blijkt dat er zestien uur nodig zijn geweest, is het belangrijk om te weten waardoor dat verschil is ontstaan.
Misschien was er sprake van extra werk, een verkeerde inschatting of een probleem op de bouwplaats. Door de gegevens bij te houden, kan de projectleider dit onderzoeken.
Ook bij meerdere projecten tegelijk is overzicht belangrijk. Een ondernemer moet kunnen beoordelen welke projecten goed verlopen en waar extra aandacht nodig is. Een actuele administratie helpt daarbij.
Werkbonnen als onderdeel van de projectadministratie
Werkbonnen spelen een belangrijke rol bij het vastleggen van werkzaamheden. Op een werkbon staan de datum, welke medewerker een opdracht heeft uitgevoerd, hoeveel uren daarvoor nodig waren en welke materialen zijn gebruikt.
Daarnaast kunnen opmerkingen over de uitvoering, foto’s van de werkzaamheden en afspraken met de opdrachtgever worden vastgelegd.
Een werkbon vormt daarmee een verbinding tussen de bouwplaats en de administratie. De informatie die tijdens het werk wordt verzameld, kan later worden gebruikt voor urenregistratie, kostenbewaking en facturatie.
In het verleden werden werkbonnen altijd op papier bijgehouden, en moesten alle gegevens later op kantoor worden ingevoerd. Tegenwoordig kun je werkbonnen digitaal beheren. Medewerkers leggen de gegevens dan rechtstreeks op locatie vast.
Dat kan vooral handig zijn wanneer medewerkers op verschillende locaties werken of wanneer meerdere werkzaamheden op één dag worden uitgevoerd.
Wanneer een opdrachtgever later vragen heeft over de uitvoering, kan de werkbon helpen om terug te vinden wat er precies is gebeurd.
Urenregistratie en kostenbewaking
Arbeidsuren vormen een belangrijk onderdeel van de kosten van een bouwproject. Daarom is het verstandig om de gewerkte uren regelmatig te vergelijken met de uren die vooraf zijn begroot.
Een urenregistratie laat zien hoeveel tijd medewerkers aan een project besteden. Wanneer deze informatie wordt gekoppeld aan de werkzaamheden, ontstaat een beter beeld van de werkelijke kosten.
Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een bepaalde fase meer tijd vraagt dan gepland. Door dit tijdens het project te signaleren, kan worden onderzocht of de planning moet worden aangepast of dat er andere maatregelen nodig zijn.
Ook materiaalgebruik speelt een rol. Wanneer materialen vaker worden besteld dan verwacht, kan dat wijzen op extra werkzaamheden, verspilling of een onjuiste inschatting van de benodigde hoeveelheden.
Door uren, materiaal en andere projectkosten bij elkaar te brengen, ontstaat een overzicht dat helpt bij het bewaken van het budget.
Meerwerk en wijzigingen goed vastleggen
Meerwerk komt regelmatig voor in de bouw. Een opdrachtgever kan tijdens de uitvoering aanvullende wensen hebben of er kunnen werkzaamheden nodig blijken die vooraf niet waren voorzien.
Het is belangrijk om zulke wijzigingen duidelijk vast te leggen. Daarbij gaat het niet alleen om de omschrijving van het extra werk, maar ook om de afspraken over de kosten en de gevolgen voor de planning.
Wanneer meerwerk niet goed wordt geregistreerd, kan achteraf onduidelijkheid ontstaan over de vraag of de werkzaamheden daadwerkelijk zijn afgesproken.
Een schriftelijke bevestiging, aangevuld met een werkbon of andere projectregistratie, helpt om de gemaakte afspraken terug te vinden.
Ook kleine wijzigingen kunnen invloed hebben op de totale projectkosten. Leg daarom ook kleinere werkzaamheden vast die buiten de oorspronkelijke planning vallen, naast de grote aanvullende opdrachten.
Digitaal werken met projectadministratie
Veel bouwbedrijven verwerken hun administratie nog gedeeltelijk op papier en gedeeltelijk digitaal. Werkbonnen worden bijvoorbeeld op de bouwplaats ingevuld, terwijl uren en kosten later op kantoor worden verwerkt.
Dat kan werken, maar het betekent ook dat informatie op verschillende plekken staat. Hierdoor ontstaat het risico dat gegevens ontbreken, dubbel worden ingevoerd of pas laat beschikbaar zijn.
Digitale projectadministratie kan helpen om deze informatie overzichtelijker te verzamelen. Medewerkers kunnen gegevens invoeren op het moment dat werkzaamheden worden uitgevoerd. Projectleiders en administratief medewerkers kunnen vervolgens dezelfde informatie gebruiken. Daardoor hoeven minder gegevens achteraf te worden overgenomen.
Digitalisering maakt overigens niet iedere administratieve handeling automatisch eenvoudiger. Een systeem moet aansluiten op de manier waarop het bouwbedrijf werkt. Wanneer medewerkers veel tijd kwijt zijn aan ingewikkelde invoer, bestaat de kans dat gegevens niet volledig worden bijgehouden. Een duidelijke werkwijze blijft daarom belangrijk.
Welke gegevens moeten worden bijgehouden?
De inrichting van de projectadministratie hangt af van de omvang en het type bouwproject. Een kleine verbouwing vraagt meestal om een andere administratie dan een groot nieuwbouwproject. Toch zijn er verschillende gegevens die bij de meeste projecten van belang zijn.
Projectgegevens
De basis bestaat uit informatie over het project, zoals de projectnaam, opdrachtgever, locatie, startdatum en geplande oplevering.
Planning en werkzaamheden
Hierbij gaat het om de geplande werkzaamheden, de voortgang en eventuele wijzigingen in de uitvoering.
Uren en personeel
De gewerkte uren moeten worden gekoppeld aan het juiste project en bij voorkeur aan specifieke werkzaamheden.
Materialen en materieel
De administratie kan inzicht geven in bestellingen, leveringen, verbruik en het gebruik van materieel.
Financiële gegevens
Begrote kosten, werkelijke kosten, facturen en eventuele aanvullende werkzaamheden helpen om het financiële verloop van het project te volgen.
Door deze gegevens op een vaste manier vast te leggen, wordt het eenvoudiger om informatie terug te vinden en verschillende projecten met elkaar te vergelijken.
Een overzichtelijke administratie begint op de bouwplaats
Projectadministratie in de bouw draait om het vastleggen van informatie die nodig is om werkzaamheden, kosten en afspraken te volgen. Dat gebeurt bij voorkeur op de bouwplaats zelf, en niet pas op kantoor.
Wanneer medewerkers hun uren, werkzaamheden en bijzonderheden tijdig registreren, ontstaat een betrouwbaarder beeld van het project. Werkbonnen, urenregistratie en kostenbewaking vullen elkaar daarbij aan.
Een goede administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat gegevens volledig worden vastgelegd, op de juiste plek terechtkomen en regelmatig worden gecontroleerd. Zo blijft duidelijk wat er is uitgevoerd, welke kosten zijn gemaakt en hoe het project ervoor staat. Projectadministratie is daarmee een verplicht onderdeel van de bedrijfsvoering en tegelijk een praktisch hulpmiddel om bouwprojecten overzichtelijk en beheersbaar te houden.
Veelgestelde vragen over projectadministratie in de bouw
Wat is projectadministratie in de bouw?
Het verzamelen, vastleggen en verwerken van informatie over een bouwproject, zoals uren, materiaalkosten, afspraken, werkbonnen, meerwerk, facturen en wijzigingen in de planning.
Waarom is projectadministratie belangrijk in de bouw?
Je ziet eerder waar afwijkingen in planning of kosten ontstaan, en kunt achteraf terugvinden wat er is uitgevoerd en wat er is afgesproken.
Wat staat er op een werkbon?
De datum, de medewerker die de opdracht uitvoerde, het aantal uren en de gebruikte materialen. Vaak ook opmerkingen, foto’s en afspraken met de opdrachtgever.
Hoe leg je meerwerk vast?
Met een duidelijke omschrijving van het extra werk, de afspraken over kosten en de gevolgen voor de planning. Een schriftelijke bevestiging met een werkbon maakt dat later terug te vinden.
Welke gegevens houd je bij in een bouwproject?
Projectgegevens, planning en werkzaamheden, uren en personeel, materialen en materieel, en financiële gegevens zoals begrote en werkelijke kosten.
Meer lezen over dit onderwerp? Bekijk alles in Uitgelegd.
